Guide des démarches en ligne
Procédure et formalités d'embauche d'un salarié du secteur privé
Avant l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Comment déclarer un salarié et quelles informations lui communiquer ? Nous faisons un point sur la réglementation.
Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites.
Les motifs de discrimination concernant l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.
France Travail (anciennement Pôle emploi) propose des outils d'aides au recrutement :
L'employeur n'a pas l'obligation d'informer France Travail (anciennement Pôle emploi) des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.
L'employeur qui souhaite embaucher un salarié étranger doit vérifier que l'étranger détient un titre lui permettant d'exercer une activité salarié.
Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).
La DPAE est déjà intégrée lorsque l'employeur utilise l'un des dispositifs suivants :
Titre emploi service entreprise (TESE)
Chèque emploi associatif (CEA)
Titre emploi simplifié agricole (TESA).
À noter
L'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage.
Les formalités d'embauche varient selon que le salarié dépend du régime général ou du secteur agricole.
Lorsque l'employeur emploie occasionnellement des intermittents du spectacle, il les déclare au guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).
Salarié du régime général
Salarié du régime général
Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) sur le site internet Net-entreprises.fr
Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) sur le site internet Net-entreprises.fr
À quoi sert la DPAE ?
La DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :
Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
Quand et comment transmettre la DPAE ?
Elle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.
Pour les autres entreprises, la déclaration sur internet est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier.
Elle est envoyée par télécopie ou par courrier RAR.
Elle doit être transmise à l'Urssaf dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
TESE
TESE
Le TESE est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.
CEA
CEA
Le CEA est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur du milieu associatif.
Salarié du secteur agricole
Salarié du secteur agricole
Déclaration préalable à l'embauche (DPAE-MSA) sur le site internet Net-entreprises.fr
Déclaration préalable à l'embauche (DPAE-MSA) sur le site internet Net-entreprises.fr
À quoi sert la DPAE ?
La DPAE-MSA permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :
Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
Quand et comment transmettre la DPAE ?
Elle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.
Pour les autres entreprises, la déclaration sur internet est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier.
Elle est envoyée par télécopie ou par courrier RAR.
Elle doit être transmise à la caisse MSA dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La MSA n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.
TESA
TESA
Le TESA est un dispositif de la MSA destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.
Guso
Guso
Les employeurs qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle les déclarent au guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).
À savoir
L'employeur doit d'abord établir la DPAE même si le salarié n'est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d'effectuer les démarches auprès de la CPAM (ou la MSA pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou NIR).
Si l'employeur ne fait pas de DPAE, il s'expose à différentes sanctions :
Sanction civile : régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration
Sanction administrative : pénalité de 1 266 € par salarié concerné
Sanction pénale : l'absence intentionnelle de DPAE est un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié.
En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :
45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique
225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.
En plus de la DPAE, l'employeur doit faire une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail :
Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins
Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique).
Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la 1re visite de celle-ci.
Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié.
Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié a un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.
L'employeur doit remettre au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat.
L'employeur doit informer le salarié des dispositifs collectifs d'épargne salariale dans l'entreprise et lui remettre un livret d'épargne salariale.
L'employeur doit remettre au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu'un régime de prévoyance est en place dans l'entreprise.
L'employeur doit informer le salarié qu'il aura un entretien professionnel tous les 2 ans.
L'employeur doit donner une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention.
L'employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales concernant la relation de travail.
Le délai de communication, exprimé en jour ou mois calendaire, varie suivant les informations.
Les informations qui doivent être remises au salarié dans les 7 jours sont les suivantes :
Identité des parties à la relation de travail
Lieu (ou les lieux) de travail et, si elle est différente, adresse de l'employeur
Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d'emploi
Date d'embauche
Pour un CDD, date de fin du contrat ou durée prévue de celui-ci
Durée et conditions de la période d'essai si elle existe
Éléments de rémunération indiqués séparément (y compris les majorations pour les heures supplémentaires) ainsi que la périodicité et les procédures de paiement de cette rémunération
Durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou son mode d'aménagement du temps de travail lorsqu’il existe
Conditions dans lesquelles le salarié peut être amener à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires.
Les informations qui doivent être remises au salarié au plus tard 1 mois après son embauche sont les suivantes :
Droit à la formation assuré par l'employeur dans le cadre du plan de formation
Durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou mode de calcul de cette durée
Procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de rupture du contrat de travail
Conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise
Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié
Mention des contrats de prévoyance et de frais de santé dont les salariés bénéficient collectivement, ainsi que les conditions d'ancienneté pour bénéficier de ces contrats.
À noter
Lorsque le salarié est un intérimaire, en plus des autres informations, l'employeur précise l'identité de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'elle est connue et aussitôt qu'elle l'est.
Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.
La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).
L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'Agirc-Arrco.
Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.
L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche.
L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt les sanctions suivantes :
Amende de 1 500 €
Peine de prison de 4 mois et amende de 3 750 € en cas de récidive.
Où s'informer ?
France Travail (anciennement Pôle emploi) pour les employeurs - 3995
Numéro unique pour les entreprises, les artisans, les commerçants et les employeurs qui souhaitent recruter, déposer une offre d'emploi et obtenir des informations sur le recrutement et les aides à l'embauche
39 95
Du lundi au samedi de 7h30 à 20h
Numéro gris ou banalisé : coût d'un appel vers un fixe et service gratuit, depuis un téléphone fixe ou mobile
Depuis l'étranger et pour les entreprises frontalières, composer le +33 1 77 86 39 95
Où s'informer ?
Joindre un conseiller Urssaf par mail
Joindre un conseiller Urssaf par mail (Site internet)Où s'informer ?
Direction départementale en charge de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS ou DDETS-PP, ex-Direccte)
Direction départementale en charge de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS ou DDETS-PP, ex-Direccte) (Site internet)Textes de référence
Code du travail : articles L1221-10 à L1221-12-1Déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : article L1221-17Autres formalités à l'embauche et à l'emploi
Code du travail : article L4745-1Infractions aux règles relatives à la médecine du travail
Code du travail : articles L5331-1 à L5331-6Diffusion et publicité des offres et demandes d'emploi - Interdictions
Code du travail : article L5332-1Conditions de publication et de diffusion des offres d'emploi. Offre d'emploi datée
Code du travail : article L8223-2Droit des salariés concernant la déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : articles L8224-1 à L8224-6Dispositions pénales travail dissimulé
Code du travail : articles R1221-1 et R1221-2Conditions de la déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : article R1221-4Délai de transmission de la déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : article R1221-5Transmission déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : article R1221-9Documents à remettre au salarié
Code du travail : article R1221-34 à R1221-35Informations sur la relation de travail remis au salarié
Code du travail : article R1227-1Dispositions pénales non-respect des formalités liées au contrat de travail
Code du travail : articles R4624-10 à R4624-15Visite d'information et de prévention (Vip)
Code du travail : article R4745-1Infractions aux règles relatives à la médecine du travail
Code pénal : article 131-38Peines applicables aux personnes morales
Arrêté du 3 juin 2024 fixant les modèles de documents d'information